采购管理子系统核心功能介绍：

采购工作的主要控制要素：物料供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。

1.建立供应商资源:运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。

2.生成采购申请：根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。

3.确定优选供应商：该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

4.下达采购订单: 根据物料需求计划、采购申请单以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。

5.采购订单跟催：采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划；系统将自动提醒逾期或将要逾期明细；

6.验收入库：由采购业务员对供应商所供货物按订单与进行验收，并录人收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。

7.供应商对帐: 在采购订单交货、收货、入库后，系统将自动生成供应商对帐清单；

采购系统的实施可以给采购部门的管理工作带来显着的变化与改善。主要表现在以下几个方面：

(1)提高采购工作效率。例如。催促已下订单的时间可以从实施前占总时间的50%，下降到12%。日常查询库存的时间也可以大大减少等。

(2)流程变革带来的效益。例如：通过采购订单，可以直接完成验收货物、发票录入等工作，并且简化了所有数据的查询；这些都会带来流程效益。

(3)较少文件流转，提高处理信息的效率。

(4)提高业务人员素质。有统计表明，实施ERP后，采购业务人员的工作时间分配会发生较大的变化。业务人员研究工作来寻求降低成本的时间从28%增加到36%，而总的采购成本可以下降5%。这就说明实施ERP系统会提高采购人员的工作效率和素质。

(5)提高基础管理工作水平。采购业务的规范性将得到加强。采购部门管理人员将有更多的时间抓业务培训、供应商开发等基础管理工作。

(6)保证企业数据安全：人员流动性大的企业，彻底解决传统模式下“人走资料也带走”的困局，给继任都留下无从下手的局面；

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